Tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan ja henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja Patenttikonsultointi Kangasmäki Oy:n asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille, henkilökunnalle, palveluntoimittajille ja muille sidosryhmille sekä verkkosivuston käyttäjille.

Tiivistelmä henkilötietojen käsittelystä:

Henkilötietojen käsittelijä
Patenttikonsultointi Kangasmäki Oy
Y-tunnus: 0962735-2
Osoite: Åkerlundinkatu 11 (Tulli Business Park), 33100 Tampere
Puh: (03)344 6755

Yhteyshenkilö henkilötietoja koskevissa asioissa

Titteli ja nimi: yhtiömies Ville Pekkanen
Osoite: Åkerlundinkatu 11, 33100 Tampere
Puh: 040 681 4645

Kenen tietoja käsittelemme?

• Asiakkaat
• Potentiaaliset asiakkaat
• Palveluntoimittajat
• Sidosryhmät
• Henkilökunta
• Työnhakijat
• Verkkosivun kävijät

Mistä saamme tiedot?

• Asiakkaan tiedot saamme asiakkaalta itseltään
• Potentiaalisen asiakkaan tiedot julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä
• Palveluntoimittajan tiedot saadaan tältä itseltään
• Sidosryhmään kuuluvan tiedot tältä itseltään
• Henkilökuntaan kuuluvan tiedot tältä itseltään
• Rekrytointiin osallistuvan tiedot tältä itseltään
• Verkkosivuston käyttäjästä tallennetaan IP-osoite, jos kävijä suostuu ottamaan vastaan evästeet

Kuinka kauan käsittelemme tietojasi?

• Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa. Asiakkaan kohdalla tämä tarkoittaa asiakkuuden voimassaoloaikaa. Asiakkuuden päätyttyä käsittelemme tietoja esimerkiksi silloin, kun ex-asiakkaalla on maksurästejä 10 vuoden ajan.
• Palveluntoimittajan tiedot poistetaan 12 kuukauden sisällä sopimusvelvoitteiden täyttämisestä.
• Sidosryhmien kohdalla poistamme tiedot 12 kuukauden sisällä yhteistyön päättymisestä.
• Henkilökunnan tietoja säilytetään työsuhteen päättymisen jälkeen erityislaeissa säädetyllä tavalla, esimerkiksi palkkakirjanpitoa 10 vuotta.
• Rekrytointiin osallistuneen tiedot poistetaan 12 kuukauden kuluessa prosessin päättymisestä.
• Verkkosivujen kävijätietoja säilytetään kaksi vuotta.

Huom! Henkilötietojen säilytysaikoihin vaikuttaa myös esimerkiksi kirjanpitolaki. Kirjanpitolain mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Jos tilikausi on päättynyt esimerkiksi 30.4.2018, tositteita on säilytettävä 31.12.2024 asti. Kirjanpitolaki voi siis aiheuttaa joiltakin osin yllä mainittua pidempiä henkilötietojen säilytysaikoja.

Henkilötietojasi voidaan säilyttää pidempään myös tilanteissa, joissa ne ovat osa erityisen tärkeitä asiakirjoja. Säilytämme 10 vuoden ajan sopimukset ja muut merkitykselliset asiakirjat.

Näitä tietoja käsittelemme

Käsittelemme vain tietoja, jotka olet meille toimittanut, tai joiden käsittelyyn olet antanut suostumuksesi, tai jotka ovat saatavilla julkisesti, esimerkiksi:

• Nimi
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Työnantaja
• Henkilötunnus
• IP-osoite
• Ammattinimike

Oikeutesi

• Tarkastusoikeus: Voit tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot.
• Oikaisemisoikeus: Jos havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, sinulla on oikeus pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
• Vastustamisoikeus: Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.
• Suoramarkkinointikielto: Voit milloin tahansa kieltää tietojesi käyttämisen suoramarkkinointiin. Emme luovuta ilman suostumustasi henkilötietojasi tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.
• Poisto-oikeus: Jos katsot, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi emme voi poistaa tietoja. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
• Rajoittamisoikeus: Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
• Valitusoikeus: Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme tietosuojalainsäädäntöä.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Sinulla on oikeus saada jäsenrekisteriin talletetut henkilötietosi yleisesti käytetyssä sähköisessä tiedostomuodossa.
• Yhteyshenkilö henkilötietoja koskevissa asioissa: Reijo Kangasmäki puh: 0400 636 475

Miksi käsittelemme tietojasi?

Patenttikonsultointi Kangasmäki Oy käsittelee useiden ihmisryhmien henkilötietoja. Pääosin käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteiden hoitaminen. Patenttikonsultoinnin yhteistyökumppanit voivat myös kohdistaa asiakkaisiin markkinointia, jos asiakas on tähän suostunut. Muista kuin asiakkaistamme keräämme henkilötietoja, jotka ovat tarpeen yhteydenpitoon näiden henkilöiden kanssa.

• Asiakassuhteen hoitaminen
• Markkinointi
• Sidosryhmätoiminta

Kuka muu käsittelee tietojasi?

Patenttikonsultointi Kangasmäki Oy käyttää henkilötietojen käsittelyssä apunaan ainoastaan laadukkaita palveluntoimittajia, joiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Toimittajia ovat mm.:

• Kirjanpitäjä

Kuinka suojaamme tietosi?

• Suojaamme internetyhteyden (https)
• Käytämme henkilötietoja koskevaan viestintään salattua sähköpostia
• Käytämme palomuuria
• Salaamme tietoja (kryptaus)
• Rajaamme rekisteriin pääsyn henkilöihin, jotka sitä tarvitsevat
• Sitoutamme henkilökunnan salassapitosopimuksilla